Det er flere grunner til at man bør være forsiktig med å sende sensitive opplysninger på e-post. Vanlig e-post er i utgangspunktet ukryptert, noe som betyr at det kan være mulig for andre å lese innholdet. Det er også lett å feilsende e-poster, noe som gjør at uvedkommende kan få utilsiktet tilgang til opplysningene. Dersom man sender e-post til mange personer, kan mottakere ved et uhell klikke på «Svar alle», noe som gjør at andre kan se opplysninger de ikke burde.
Sensitive opplysninger som ikke bør sendes på e-post kan være:
- Særlige kategorier av personopplysninger, som f.eks. opplysninger om helse, medlemskap i fagforeninger, religion osv.
- Fødselsnummer
- Personopplysninger om mange personer
- Opplysninger som kommunen har klassifisert som verneverdige
- Taushetsbelagt informasjon
- Risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplaner, mm.
- Informasjon som av andre grunner bør skjermes
Beskytt opplysningene ved å:
- Lær deg hvilken informasjon som er sensitiv og ikke bør sendes på e-post.
- Bruk fagsystem eller andre sikre kommunikasjonskanaler i tråd med kommunale retningslinjer.
- Hvis du må bruke e-post: Send opplysningene som et kryptert vedlegg til e-posten, og send krypteringsnøkkel i en annen kanal (f.eks. SMS), dersom dette er i tråd med din kommunes retningslinjer.
- Ved sending til mange personer: Bruk blindkopi.
Kilder: Datatilsynet m.fl.
Vedlagt finner du plakater som kan lastes ned og brukes som bakgrunn eller skrives ut og henges opp på kontoret.
